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Impartition des comptes débiteurs

Glossaire

ACTE DE VENTE

Document servant à transférer le titre d’un bien du vendeur à l’acheteur.

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ANALYSE DE CRÉDIT

Processus qui consiste à analyser les habitudes de paiement antérieures des payeurs en fonction des tendances ce paiement, p. ex., rapidité du paiement mesurée en nombre de jours moyens par rapport aux modalités de paiement des factures les plus fréquentes pour ce payeur.

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ASSURANCE-CRÉDIT

Assurance conçue pour protéger une partie contre les pertes potentielles qu’entraînent les factures irrécouvrables.

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AVANCE

Somme d’argent payée immédiatement aux clients après le dépôt d’une facture dans le système de paiement de factures IPS. Cette somme correspond généralement à un pourcentage du montant total de la facture déposée.

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AVIS DE CESSION

Document qui valide le transfert de la propriété d’une facture de son émetteur d’origine à IPS Invoice Payment System et donne au payeur des directives de paiement.

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BIEN OFFERT EN GARANTI

Promesse de remise d’une propriété à un prêteur pour le paiement d’une transaction financière ou en garantie de l’acquittement d’une dette.

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BILAN*

État financier qui procure un résumé de la position financière d’une entreprise à un moment précis. Le bilan se compose de trois parties : l’actif, le passif et les capitaux propres, où l’actif est égal à la somme du passif et des capitaux propres.

BON DE COMMANDE

Entente contractuelle avec un fournisseur dans laquelle un produit ou un service lui est demandé et qui donne une description détaillée, le coût, le mode de livraison et les modalités de paiement.

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*Définition selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR).

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CARTE ÉLECTRONIQUE

Carte d’accès remise par IPS qui comporte le nom d’utilisateur des clients et payeurs et des mots de passe et qui donne un accès protégé au gestionnaire de compte en ligne d’IPS.

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CESSION

Transfert de la propriété d’une facture de son propriétaire d’origine à IPS Invoice Payment System.

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CHAMBRE DE COMPENSATION AUTOMATISÉE

L’une des deux méthodes de transfert électronique de fonds qui permettent à une personne ou un établissement de virer des fonds par la voie électronique par grands lots. En général, le virement de fonds est moins coûteux et plus lent avec la chambre de compensation automatisée comparativement à l’autre méthode qu’est le transfert bancaire électronique.

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CHÈQUE ÉLECTRONIQUE

Chèque électronique reposant sur le principe du débit préautorisé qui permet aux payeurs de payer leurs factures de façon pratique directement à partir de notre système protégé par protocole SSL.

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CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE DES FACTURES DÉBITRICES

Processus de classification des factures exigibles en fonction de modalités de paiement de 30, 60 ou 90 jours ou plus de 90 jours qui sert à analyser le montant exigible et le suivi que doit faire une entreprise auprès de ses clients. Le classement chronologique des factures débitrices aide les fournisseurs de crédit à prédire le processus de recouvrement, à planifier le flux de trésorerie, et à évaluer la valeur de garantie des factures débitrices.

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CONCENTRATION

Total du montant exigible pour les factures débitrices d’un même client; une grande concentration de factures pour un même client peut représenter un risque financier pour le prêteur en cas de paiement en retard ou de non-paiement.

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CONNAISSEMENT

Document remis par un expéditeur décrivant la livraison de la marchandise et cédant le titre de propriété de la marchandise à la partie qui la reçoit.

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DÉFICIT DE CAISSE

Situation financière ou les revenus sont inférieurs aux dépenses. Un déficit de caisse prolongé peut mener à la faillite.

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FACTURE

Instrument de créance légal qui indique un montant d’argent exigible d’un client pour l’achat de biens ou de services rendus. En général, les factures peuvent être négociées ou vendues.

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FACTURES DÉBITRICES

Actifs financiers qui reflètent une certaine quantité d’argent dû à une entreprise pour des produits et services fournis à crédit.

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FACTURE EN ATTENTE

État d’une facture lorsque l’une ou l’autre des situations suivantes se produit : documentation incomplète, problème de solvabilité et problème de paiement d’un payeur ordinaire.

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FACTURES REFUSÉES

État affecté à une facture dont le paiement n’a pas été approuvé pour l’un des motifs suivants : documentation incomplète, problème de solvabilité, problème de paiement ou client affichant une grande concentration.

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FLUX DE TRÉSORERIE

Quantité d’argent qui entre ou sort d’une entreprise et qui affecte ses liquidités.

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GARANTIE PERSONNELLE

Entente selon laquelle le débiteur principal d’une entreprise assume la responsabilité personnelle des obligations financières de la société.

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GESTION DES FACTURES DÉBITRICES

Approche systématique de la gestion de tous les aspects administratifs d’une facture exigible par une entreprise, à partir du point de cession à IPS jusqu’au paiement final de la facture débitrice.

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INDICE DE PAIEMENT IPS

Nombre de jours moyen qu’une entreprise met à payer ses fournisseurs. L’indice de paiement va de 0 à 99, et les chiffres les plus bas indiquent que le client règle rapidement ses factures, tandis que les chiffres les plus élevés indiquent des paiements tardifs.

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JOURS DE RETARD

Terme du domaine qui indique le nombre de jours de retards qu’accuse une facture par rapport à ses modalités de paiement.

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LIQUIDITÉ

Mesure comptable de la capacité d’un débiteur de respecter ses obligations financières dans les délais prévus. Le fait d’avoir de bonnes liquidités est le signe d’un bon flux de trésorerie et d’une saine gestion de l’entreprise.

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LIVRET DE DÉPÔTS

Livret sur papier qui permet aux clients de déposer des factures et de conserver l’historique des factures déposées auprès d’IPS.

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MANUTENTION DES FACTURES

Procédure automatisée d’IPS qui sert à produire une image numérique des factures et à remettre les factures par la poste ordinaire ou par courrier électronique.

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PAIEMENT NON DESTINÉ à IPS

Paiement envoyé à IPS Invoice Payment System pour des factures qui n’ont pas été cédées à IPS; la marche à suivre consiste à retourner ces paiements aux clients.

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PASSIF

Obligation financière sous forme de dette, réclamation ou perte potentielle. Les dettes dont le terme est inférieur à un an sont généralement considérées comme du passif à court terme, tandis que les dettes dont le terme est supérieur à un an sont considérées comme du passif à long terme.

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PREUVE DE LIVRAISON

Document qui prouve la livraison d’un colis à la destination prévue.

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PRIVILÈGE

Droit d’un créancier sur le bien d’une autre personne qui sert à accélérer le paiement d’une dette. Les tribunaux peuvent accorder un privilège pour permettre qu’un jugement soit exécuté.

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PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES

Argent mis de côté pour éventualité pour parer l’impact financier négatif d’une facture irrécouvrable.

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RECHERCHE DE PRIVILÈGES

Recherche dans les dossiers publics conservés dans les bureaux du gouvernement de tout nantissement (gage) sur la propriété d’une entreprise (p. ex., factures débitrices) ou d’une personne (p. ex., propriété résidentielle).

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REMISE

Débours effectué à la fin du mois aux clients en tant que portion inutilisée d’un dépôt après que le paiement de la facture ait été reçu de leurs propres clients.

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RÉSERVE

Compte établi par IPS afin de faire le suivi des fonds à verser à un client à mesure que les factures financées sont payées. La réserve est égale au montant total des dépôts de facture moins les avances, les frais de service, les rétrofacturations et les frais administratifs appliqués au cours des cycles de facturation.

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RÉTROFACTURATION

Ajustement financier négatif appliqué aux comptes d’un client pour les factures qui soit n’ont pas été payées après 90 jours, soit ont été insuffisamment payées.

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SEUIL DE RENTABILITÉ

Niveau de vente où les coûts et les recettes sont égaux et où il n’y a ni perte ni gain.

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SOMMAIRE DE LA TRANSACTION

Page couverture de la facture d’IPS qui indique les principaux aspects d’une facture financée par IPS. Le Sommaire de la transaction d’IPS contient un bordereau de paiement pour faciliter le paiement.

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SOMMAIRE DES FACTURES DÉPOSÉES

Document IPS qui résume une seule facture ou un groupe de factures traitées en même temps. Le Sommaire des factures déposées auprès d’IPS comprend toutes les transactions liées à la facture telles que les refus ou les approbations, les débours nets, les remises appliquées, les rétrofacturations, les frais bancaires et autres transactions.

On parle aussi de liste ou de lot.

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SUIVI

Processus de vérification qui permet de confirmer que les factures sont reçues et en règle après qu’elles aient été financées par IPS et suivi périodique des détails du paiement par rapport aux modalités de paiement établies à l’origine par les clients d’IPS.

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SÛRETÉ

Bien donné ou promis en garantie pour assurer le paiement d’une dette.

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TRAITEMENT DES FACTURES

Approche systématique sur laquelle repose la promesse de traitement en 8 heures d’IPS et qui comprend toutes les étapes allant du dépôt de la facture au financement de la facture.

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TRANSFERT BANCAIRE ÉLECTRONIQUE

L’une des deux méthodes de transfert de fonds électronique qui permettent à une personne ou un établissement de virer des fonds par la voie électronique. Le transfert bancaire électronique est plus coûteux et plus rapide, mais aussi plus pratique que l’autre méthode de transfert électronique de fonds qu’est la chambre de compensation automatisée.

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VALEUR NOMINALE

Montant brut d’une facture tenant compte du coût des produits ou services auquel s’ajoutent les taxes de vente applicables.

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VÉRIFICATION

Processus de vérification interne des factures confirmant qu’elles sont reçues et en règle après avoir été financées par IPS Invoice Payment System.

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VÉRIFICATION PRÉALABLE

Processus qui consiste à vérifier les pièces justificatives qui accompagnent une facture et à évaluer le risque de crédit potentiel que représente le financement de cette facture.

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